Como tornar as reuniões mais raras, curtas e eficientes

Esta é uma notícia para quem não aguenta mais entrar e sair de reunião o dia inteiro; ou para quem acha que os debates no seu departamento ou empresa não estão levando a lugar nenhum. A especialista em comportamento organizacional Rebecca Hinds reuniu em seu primeiro livro – “Your Best Meeting Ever” (Sua melhor reunião de todos os tempos, em tradução livre) – uma série de conselhos para reduzir drasticamente o tempo gasto em discussões que não levam a nada; e tornar as reuniões que sobraram mais eficazes.

Em geral, as empresas tratam as reuniões como uma iniciativa sem custo. Quem faz a multiplicação das horas em sala pelo salário-hora dos envolvidos se assusta. E às vezes exagera na reação. A Dropbox, por exemplo, chegou a instituir uma moratória de reuniões, invadindo calendários dos funcionários para eliminar compromissos. A Shopify já fez algo semelhante.

Da mesma forma que congelamento de preços não basta para conter hiperinflação, essas soluções drásticas funcionam por pouco tempo. Hinds sugere o controle, sim, mas acompanhado de outras várias medidas, como:

• Criar um score para as reuniões, medindo esforço e impacto. Ganhou 3 em impacto e 1 em esforço? Mantenha o encontro. Ganhou 2 num quesito, 2 no outro? Reelabore objetivos.
• Criar um Roti (retorno sobre o tempo investido) para avaliar as reuniões.
• Privilegiar a ação. Em vez de “discussão do orçamento”, marque “aprovar o orçamento do terceiro trimestre”.
• Criar um “estacionamento de ideias”. Se alguém se desviar do assunto, escreva a ideia numa folha. Os temas estacionados ficam para outra ocasião.
• Reduzir o número de participantes. Vale a regra das duas pizzas, de Jeff Bezos: nenhum encontro deveria ter mais gente do que duas pizzas possam saciar.
• Aplicar o teste CEO para avaliar se a reunião é necessária. Analisar se o assunto é: C – complexo, E – emocionalmente intenso, ou O – leva a uma decisão one-way (difícil de voltar atrás). Se não atender a pelo menos uma dessas condições, não merece uma reunião.

Hinds toca ainda em diversos outros pontos, como o uso de IA para ajudar a organizar e gerir os encontros. E, talvez o melhor de todos, uma regra de ouro para reuniões “um a um”: essas conversas devem deixar o empregado mais energizado do que quando entrou na sala. Se isso não ocorrer, não foi um exercício de liderança, foi microgerenciamento.

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